El Ayuntamiento de Sevilla identificó la necesidad de modernizar y optimizar la gestión del mantenimiento de los edificios municipales, dado que los métodos actuales, basados en procesos analógicos como llamadas telefónicas y correos electrónicos, resultan ineficaces para abordar la creciente demanda y garantizar una respuesta ágil a las incidencias. La falta de seguimiento y la elevada carga administrativa generan ineficiencias que afectan tanto a los gestores municipales como a las empresas de mantenimiento contratadas.
Con el objetivo de mejorar la eficiencia y la transparencia en la gestión de estos servicios, el Ayuntamiento ha decidido integrar este caso de uso dentro de la plataforma PGICS y su aplicación móvil como solución para digitalizar el proceso.

La falta de digitalización en el seguimiento de los edificios municipales desconectaba la realidad física de la gestión administrativa. Esta brecha tecnológica generaba los siguientes problemas críticos:

Comunicación opaca y lenta: El uso de llamadas y correos causaba pérdida de información, falta de coordinación y respuestas tardías ante incidencias.

Nula trazabilidad: Al no existir un registro digital, era imposible conocer el estado real de las reparaciones o identificar responsables.

Mantenimiento reactivo: Sin datos centralizados, el Ayuntamiento actuaba solo cuando ocurría el fallo, lo que disparaba los costos y aceleraba el deterioro de los inmuebles.

Control deficiente de contratas: La ausencia de métricas impedía evaluar si las empresas externas cumplían con los tiempos y la calidad pactada.

Gestión de recursos ineficiente: La planificación manual impedía asignar personal y materiales de forma eficiente según la urgencia real.

Implementamos este caso de uso dentro de la plataforma PGICS y su aplicación móvil como el núcleo de gestión integral para los edificios municipales. Este modelo transformó los procesos fragmentados y analógicos en un sistema digital, trazable y orientado a la anticipación mediante las siguientes capacidades:

Reporte digital de incidencias: notificación inmediata desde la app con fotos y geolocalización, eliminando llamadas y correos informales.

Sensórica y monitorización preventiva: sensores detectan anomalías y generan automáticamente órdenes de trabajo antes de que ocurra la avería.

Trazabilidad completa de incidencias: registro en tiempo real de todo el ciclo de vida de cada actuación para auditoría y control.

Análisis avanzado e inteligencia de datos: mapas de calor y análisis histórico para identificar patrones y priorizar intervenciones críticas.

Automatización del mantenimiento preventivo: programación automática de revisiones técnicas para reducir averías y prolongar la vida útil de los edificios.

Control de SLAs y contratas: seguimiento automático de tiempos de respuesta y calidad mediante KPIs contractuales.

Comunicación centralizada y transparente: chat y notificaciones integradas entre responsables, contratas y Ayuntamiento para una gestión fluida.

Reducción de tiempos de resolución: órdenes geolocalizadas desde la app eliminaron la burocracia y aceleraron la reparación de averías.

Detección automática de anomalías: sensores identifican fallos técnicos críticos sin necesidad de inspección visual humana.

Mayor resiliencia ante emergencias: priorización en tiempo real de incidencias críticas para una respuesta más rápida y eficaz.

Mejora de la experiencia del gestor: seguimiento del estado de solicitudes en tiempo real que refuerza la confianza en el sistema.

Trazabilidad completa de intervenciones: historial auditado por responsable que justifica gastos y asegura cumplimiento normativo.

Fiscalización objetiva de contratas: medición automática de SLAs para evaluar desempeño con datos verificables.

Protección e integridad de la información: centralización digital que evita pérdidas y filtraciones asociadas a procesos manuales.

Optimización de costes y recursos: mantenimiento preventivo que alarga la vida útil de los edificios y reduce consumo innecesario.

Accesibilidad y coordinación remota: gestión desde cualquier dispositivo que elimina barreras geográficas y mejora la eficiencia operativa.

• Cliente: Ayuntamiento de Sevilla
• Nombre del proyecto: Plataforma de Gestión Inteligente de Sevilla (PGICS)
• Enlace/Código de la licitación: 2024/000674
• Instrumento de contrato: Servicio de mantenimiento de licencias, soporte básico y extendido de la Plataforma de Gestión Integral de la Ciudad de Sevilla (PGICS) y la Plataforma Sevilla Móvil (PSM) del Ayuntamiento de Sevilla (Ref. 17/24)
• Precio: 630.400,00€
• Duración del contrato: 4 años
• Tiempo de implementación: 6 meses
• Contacto del cliente: Instituto Tecnológico del Ayuntamiento de Sevilla (ITAS)
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