En la actualidad, las Administraciones Públicas enfrentan el desafío de modernizar sus procesos para adaptarse a las expectativas de una ciudadanía cada vez más digitalizada. La Unión Europea, a través de la iniciativa "Década Digital 2030", ha establecido objetivos claros para la transformación digital de los servicios públicos. En este marco, España ha avanzado significativamente, pero aún persisten áreas que requieren mejoras sustanciales. La automatización de procesos documentales se presenta como una herramienta clave para mejorar la eficiencia, reducir costes y ofrecer servicios más ágiles y centrados en el ciudadano.

Las Administraciones Públicas en sus distintos servicios públicos (ayudas, becas, licencias…) a nivel autonómico, estatal y municipal, gestionan diariamente un volumen masivo de documentos, muchos de ellos en formatos no estructurados, lo que dificulta su procesamiento eficiente. Los procedimientos tradicionales, basados en la revisión manual de documentos, son propensos a errores, consumen mucho tiempo y recursos, y generan cuellos de botella que retrasan la prestación de servicios. Además, la falta de interoperabilidad entre sistemas y la resistencia al cambio dentro de las organizaciones públicas complican la implementación de soluciones tecnológicas avanzadas.

Serimag utiliza tecnología propia que le permite tener una total flexibilidad a la hora de integrarse con sistemas y herramientas de sus clientes. La integración habitual se realiza mediante API Rest pero existen otras modalidades como SFTP.

Para abordar estos desafíos, Serimag ofrece una solución de automatización inteligente de procesos documentales con las siguientes funcionalidades clave:

• Clasificación automática de documentos: Utilizando técnicas de visión por computador y procesamiento de lenguaje natural (NLP), se identifican y categorizan los documentos entrantes, independientemente de su formato o estructura.
• Extracción y validación de datos: Se extraen datos relevantes de los documentos y se validan automáticamente contra bases de datos existentes, reduciendo la necesidad de intervención manual.
• Integración con sistemas existentes: La solución se integra con los sistemas de gestión documental y de procesos ya existentes en la Administración, asegurando una transición fluida y minimizando la disrupción operativa.

La implementación de esta solución genera los siguientes beneficios:

• Reducción de tiempos de procesamiento: Los tiempos de tramitación de documentos se reducen hasta un 80%, pasando de semanas a días o incluso horas, mejorando la eficiencia operativa.
• Disminución de errores: La automatización reduce los errores asociados al procesamiento manual hasta en un 50%, aumentando la precisión y la calidad de los datos gestionados.
• Optimización de recursos: Al automatizar tareas repetitivas, el personal puede enfocarse en actividades de mayor valor añadido, mejorando la productividad y la satisfacción laboral, y reduciendo los costes hasta en un 50%. 
• Mejora en la experiencia ciudadana: Los ciudadanos experimentan una mejora en la calidad y rapidez de los servicios públicos, fortaleciendo la confianza en la Administración.

Estos resultados demuestran el potencial de la automatización inteligente para transformar los procesos documentales en la Administración Pública, alineándose con los objetivos de digitalización y mejora continua de los servicios públicos.