Councilbox

En octubre de 2024 la Comunitat Valenciana sufrió graves inundaciones que obligaron a tramitar ayudas urgentes a la población afectada.
Para dar una respuesta ágil, la Generalitat decidió lanzar una Oficina Virtual de Atención Ciudadana (OVAC) a medida para tramitar las ayudas por la DANA.
OVAC ya había sido implantado con anterioridad a nivel nacional (Seguridad Social), regional (Canarias, Región de Murcia) y local (Salamanca, Badajoz, Barcelona, Torrejón de Ardoz, Cornellá, etc.), dando respuesta a necesidades similares a las que tenía la Generalitat Valenciana en ese momento.

La Generalitat enfrentaba un doble desafío: gestionar un gran volumen de solicitudes de ayuda y hacerlo sin exigir desplazamientos
ni trámites complejos.
Las oficinas físicas y los trámites electrónicos convencionales resultaban lentos o poco accesibles: la atención presencial colapsaría, y la vía telemática requería certificados o conocimientos
tecnológicos que muchas personas no tenían.
A través del Plan Simplifica, la Generalitat identificó la necesidad de eliminar estas barreras burocráticas y tecnológicas, y modernizar el proceso de gestión de ayudas, sin renunciar a la seguridad jurídica en la tramitación.

• Cita previa online: Se solicitaron citas previas mediante un acceso en el portal oficial somsolidaritat.gva.es, desde el que se accedía a la aplicación de Councilbox, permitiendo programar citas remotas de forma ágil y accesible.
• Identificación sencilla (DNI): El ciudadano solo necesitaba mostrar su DNI durante la videollamada para comenzar el trámite, sin necesidad de certificados digitales ni autenticaciones previas. La grabación y toma de evidencias en blockchain se entiende como método de identificación válido.
• Atención por videollamada segura: Un funcionario especializado atiende a los ciudadanos mediante videollamadas privadas y seguras, evitando desplazamientos innecesarios y agilizando la tramitación.
• Asistencia personalizada: El funcionario completa la solicitud durante la sesión virtual, facilitando el proceso para personas con poca experiencia digital y evitando errores comunes.
• Intercambio seguro de documentación digital: La plataforma permite al funcionario compartir documentos con el ciudadano y a éste subir y almacenar los documentos necesarios de manera confidencial, asegurando su integridad y accesibilidad durante todo el trámite.
• Firma electrónica avanzada: El sistema genera un certificado digital al vuelo y de un solo uso que permite al ciudadano firmar la documentación desde casa, con plena seguridad jurídica. 
• Trazabilidad blockchain: Todo el proceso queda registrado mediante blockchain, asegurando total transparencia, auditabilidad y protección frente a manipulaciones o impugnaciones.

• Accesibilidad y conveniencia: Trámite accesible e inclusivo para todos los ciudadanos desde casa, eliminando barreras tecnológicas y reduciendo costos y tiempos.
• Eficiencia y rapidez: Se redujo considerablemente el tiempo necesario para gestionar solicitudes, logrando respuestas más rápidas en contextos críticos.
• Seguridad y transparencia: Se incrementó notablemente la seguridad jurídica del proceso mediante el uso de blockchain y firma digital avanzada.

En 2020, el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes lanzó el Escritorio Virtual de Inmediación Digital (EVID), con el objetivo de acercar la Justicia a la ciudadanía mediante la digitalización. EVID permite celebrar vistas judiciales de forma remota, garantizando la seguridad jurídica y la accesibilidad.
El Ministerio se planteaba los siguientes objetivos:

• Mejorar la experiencia de la ciudadanía y empresas en su trato con la Administración y colectivos asociados
• Fomentar la conciliación, el teletrabajo y la atención deslocalizada
• Dar a la presencialidad digital el mismo valor legal que a la física
• Evitar desplazamientos innecesarios y aglomeraciones
• Generar confianza en los trámites oficiales a distancia
• Dotar de sistemas reutilizables para todas las administraciones, que igualen oportunidades en los territorios
  EVID se diseñó como una alternativa digital válida a las vistas presenciales, con garantías frente a suplantación, manipulación o impugnaciones.

Antes de EVID, muchos procedimientos judiciales y trámites administrativos requerían la presencia física de ciudadanía y profesionales en las sedes judiciales.
Actuaciones como ratificar un acuerdo de divorcio, celebrar una vista de conciliación o aceptar el cargo de un perito debían realizarse in situ, implicando demoras, costes de desplazamiento y dificultades para desplazarse.
El sistema judicial enfrentaba el desafío de agilizar estos actos y de reducir la saturación de los juzgados causada por trámites presenciales. Todo ello, garantizando la seguridad jurídica, mediante la identificación fiable de las partes, el registro íntegro de las actuaciones y otros requisitos esenciales en cualquier alternativa digital.

• Videoconferencia segura: EVID permite realizar actuaciones judiciales por videoconferencia, con garantías de confidencialidad, pudiendo seguir un flujo de pasos previamente parametrizado, con consentimientos e intercambios de documentación, así como gestionar la grabación de la misma, la cual no puede ser manipulada.
• Comunicaciones certificadas: La plataforma envía notificaciones automáticas y certificadas, que evitan el no repudio de las mismas.
• Generación y aprobación del acta de la vista: Se genera un acta oficial, dotada de CSV, que puede ser firmada por el profesional de Justicia y ser compartida con el ciudadano o ciudadanos asistentes.
• Gestión integral del procedimiento digital: EVID integra todos los pasos necesarios en un único entorno digital: citación, intercambio de documentos, consentimientos durante la sesión, generación automática del acta y grabación íntegra del procedimiento.
• Identificación fehaciente: La plataforma ofrece identificación segura mediante Cl@ve, toma de captura de pantalla con la presentación de un documento de identificación válido o firma manuscrita en tableta digitalizadora homologada.
• Blockchain para trazabilidad: Todos los procesos están protegidos con tecnología blockchain, asegurando integridad, transparencia absoluta y prueba fehaciente frente a posibles impugnaciones.

• Amplia cobertura: La implantación de EVID está prácticamente finalizada en el territorio gestionado por el Ministerio, y actualmente se está extendiendo a las Comunidades Autónomas con competencias transferidas. Además, se está trabajando para su implantación en las Oficinas de Justicia Municipales y en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). A finales de junio de 2024, hay más de 550 órganos judiciales y 4.300 profesionales de Justicia dados de alta, habiéndose celebrado más de 370.000 reuniones virtuales, con más de 45 tipos diferentes de actos judiciales, incluyendo ratificaciones de divorcio, conciliaciones prejudiciales y nombramientos de peritos.
• Justicia más segura: La plataforma garantiza la identificación auténtica del ciudadano, el cumplimiento de todas las garantías de confidencialidad y un registro inmutable y auditado gracias al uso de blockchain. Todo ello refuerza la confianza y validez legal de los trámites judiciales digitales.
• Justicia más eficiente: La productividad de los profesionales de Justicia crece con EVID al requerir menos tiempo para completar los trámites. También permite a la ciudadanía ahorrar en desplazamientos, esperas y costes asociados.
• Justicia más verde: Se han estimado una reducción de 4.700 toneladas de emisiones de CO₂, al evitar 28 millones de kilómetros en desplazamientos.
• Justicia más cercana, social e inclusiva: Todos los ciudadanos pueden acceder en las mismas condiciones, independientemente de su localización, beneficiando especialmente a personas con movilidad reducida o residentes en zonas alejadas. Dentro del proyecto EVID, se han desarrollado subproyectos específicos para romper la brecha digital y acercar la Justicia a todos los ciudadanos, independientemente de sus conocimientos técnicos o disponibilidad de recursos digitales.