Serimag

En la actualidad, las Administraciones Públicas enfrentan el desafío de modernizar sus procesos para adaptarse a las expectativas de una ciudadanía cada vez más digitalizada. La Unión Europea, a través de la iniciativa "Década Digital 2030", ha establecido objetivos claros para la transformación digital de los servicios públicos. En este marco, España ha avanzado significativamente, pero aún persisten áreas que requieren mejoras sustanciales. La automatización de procesos documentales se presenta como una herramienta clave para mejorar la eficiencia, reducir costes y ofrecer servicios más ágiles y centrados en el ciudadano.

Las Administraciones Públicas en sus distintos servicios públicos (ayudas, becas, licencias…) a nivel autonómico, estatal y municipal, gestionan diariamente un volumen masivo de documentos, muchos de ellos en formatos no estructurados, lo que dificulta su procesamiento eficiente. Los procedimientos tradicionales, basados en la revisión manual de documentos, son propensos a errores, consumen mucho tiempo y recursos, y generan cuellos de botella que retrasan la prestación de servicios. Además, la falta de interoperabilidad entre sistemas y la resistencia al cambio dentro de las organizaciones públicas complican la implementación de soluciones tecnológicas avanzadas.

Serimag utiliza tecnología propia que le permite tener una total flexibilidad a la hora de integrarse con sistemas y herramientas de sus clientes. La integración habitual se realiza mediante API Rest pero existen otras modalidades como SFTP.

Para abordar estos desafíos, Serimag ofrece una solución de automatización inteligente de procesos documentales con las siguientes funcionalidades clave:

• Clasificación automática de documentos: Utilizando técnicas de visión por computador y procesamiento de lenguaje natural (NLP), se identifican y categorizan los documentos entrantes, independientemente de su formato o estructura.
• Extracción y validación de datos: Se extraen datos relevantes de los documentos y se validan automáticamente contra bases de datos existentes, reduciendo la necesidad de intervención manual.
• Integración con sistemas existentes: La solución se integra con los sistemas de gestión documental y de procesos ya existentes en la Administración, asegurando una transición fluida y minimizando la disrupción operativa.

La implementación de esta solución genera los siguientes beneficios:

• Reducción de tiempos de procesamiento: Los tiempos de tramitación de documentos se reducen hasta un 80%, pasando de semanas a días o incluso horas, mejorando la eficiencia operativa.
• Disminución de errores: La automatización reduce los errores asociados al procesamiento manual hasta en un 50%, aumentando la precisión y la calidad de los datos gestionados.
• Optimización de recursos: Al automatizar tareas repetitivas, el personal puede enfocarse en actividades de mayor valor añadido, mejorando la productividad y la satisfacción laboral, y reduciendo los costes hasta en un 50%. 
• Mejora en la experiencia ciudadana: Los ciudadanos experimentan una mejora en la calidad y rapidez de los servicios públicos, fortaleciendo la confianza en la Administración.

Estos resultados demuestran el potencial de la automatización inteligente para transformar los procesos documentales en la Administración Pública, alineándose con los objetivos de digitalización y mejora continua de los servicios públicos.

En la era digital, las Administraciones Públicas manejan un volumen creciente de información sensible, incluyendo datos personales, financieros y de salud. La protección de esta información es esencial para cumplir con normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Además, existe una creciente exigencia en materia de leyes de transparencia, obligando a las administraciones a compartir documentos con la ciudadanía. La anonimización de documentos se ha convertido en una herramienta clave para garantizar la privacidad y seguridad de los ciudadanos, permitiendo el uso de datos sin comprometer la confidencialidad.

Las Administraciones Públicas enfrentan desafíos significativos en la gestión de documentos que contienen información sensible. Los métodos tradicionales de anonimización manual son laboriosos, propensos a errores y no escalables, lo que dificulta el cumplimiento de las normativas de protección de datos. Además, la diversidad de formatos y estructuras de los documentos complica la identificación y anonimización eficiente de la información confidencial, aumentando el riesgo de divulgación no autorizada.

La anonimización se nutre en primera instancia de la correcta clasificación del documento y la identificación de datos sensibles.

Para abordar estos desafíos, Serimag tiene una solución de anonimización inteligente de documentos con las siguientes funcionalidades clave:

• Identificación automática de datos sensibles: Utilizando técnicas avanzadas de Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP) y Visión por Computador, la solución detecta y clasifica información confidencial en documentos no estructurados.
• Anonimización y ofuscación precisa: Aplica algoritmos de anonimización que garantizan la eliminación o modificación de datos sensibles sin comprometer la integridad del documento.
• Procesamiento masivo y automatizado: Tiene la capacidad para anonimizar grandes volúmenes de documentos de forma eficiente, reduciendo significativamente el tiempo y los recursos necesarios.
• Cumplimiento normativo: Asegura la conformidad con las regulaciones de protección de datos, incluyendo el RGPD y el ENS, proporcionando trazabilidad y auditoría de los procesos de anonimización.

La clave y el valor añadido de la solución de Serimag versus otras herramientas comerciales existentes es la correcta ofuscación entendida como la no-sobre ofuscación o infra ofuscación. Anonimizar la cantidad correcta de información así como no distorsionar el aspecto del documento son aspectos claves para garantizar la protección de información sensible así como una correcta legibilidad del documento.

La implementación de esta solución genera los siguientes beneficios:

• Reducción del 90% en el tiempo de procesamiento por documento anonimizado, mejorando la eficiencia operativa.

• Disminución del 50% en los costes asociados a la anonimización de documentos, optimizando el uso de recursos.

• Más del 99% de fiabilidad en la identificación y anonimización de datos sensibles, minimizando el riesgo de divulgación no autorizada.

• Mejora en la conformidad con las normativas de protección de datos, fortaleciendo la confianza de los ciudadanos en la gestión de su información por parte de la Administración Pública.

Estos resultados demuestran el potencial de la anonimización inteligente para transformar la gestión de documentos en la Administración Pública, alineándose con los objetivos de digitalización mientras se garantiza la privacidad y seguridad de los ciudadanos.