Caso de uso
Automatización de licencias, permisos y certificados
Resumen
¿Cuánto tarda un ciudadano en obtener una licencia o certificado cuando cada solicitud pasa por varias manos? Anyformat clasifica y extrae automáticamente la información de cada solicitud, la enruta al trámite correspondiente y mantiene siempre un umbral de validación humana, con trazabilidad completa del proceso.
Problema
- Dificultad en la extracción de datos desde documentos complejos: los expedientes llegan en formatos no estructurados (PDFs extensos, plantillas variables o imágenes con firmas manuscritas), lo que impide una captura fiable con herramientas genéricas.
- Dependencia de revisión manual: los equipos deben analizar y transcribir cláusulas y condiciones, aumentando el riesgo de errores u omisiones.
- Rigidez ante cambios documentales: las modificaciones frecuentes en modelos y anexos invalidan reglas predefinidas, dificultando la automatización.
- Falta de trazabilidad de la información: no existe claridad sobre qué dato proviene de qué evidencia documental, complicando la validación y auditoría.
- Integraciones frágiles con sistemas corporativos: la conexión con gestores de expedientes y directorios suele ser inestable, especialmente en ausencia de SSO y registros de auditoría.
Solución
- Extracción jurídica: permitió extraer términos, fechas, titulares y condicionantes de contratos, permisos y certificados mediante esquemas configurables.
- Clasificación y enrutado: permitió clasificar automáticamente los documentos por tipo y derivarlos al gestor de expedientes correspondiente.
- Validación humana con umbrales: permitió activar revisión solo cuando la confianza del modelo cae por debajo del umbral definido, con acceso a evidencias.
- Trazabilidad y auditoría: permitió registrar accesos y modificaciones mediante audit logs y control de permisos.
- Despliegue en nube propia: permitió ejecutar la solución en entornos VPC u on-prem, garantizando residencia del dato y SLAs personalizados.
- Conectores y exportación: permitió integrar la entrada desde carpetas o adjuntos y exportar resultados a tablas, Excel, APIs y data warehouses.
Modelo de despliegue
Región de alojamiento de datos
Modelo de venta
Análisis del encaje GovTech
Aplicaciones reales
Nº de aplicaciones
1
CPVs
Solución desarrollada por
Heading
Anyformat convierte documentos, correos, imágenes y audios en datos estructurados que un equipo puede revisar y auditar. Tiene experiencia con clientes públicos de prestigio en gobierno digital, como el Ministry of Home Affairs de Singapur, para el que automatiza el análisis y los informes psicológicos de su sistema penitenciario. Fundada en 2024, ya ha captado 3,8 millones de euros de inversión.
La plataforma combina modelos de lenguaje y de visión con puntos de revisión humana, de modo que cada dato extraído puede justificarse y corregirse antes de pasar a los sistemas del organismo. Su valor para la Administración está en reducir la revisión manual de licencias, permisos, certificados o facturas y albaranes de obra pública sin perder la trazabilidad que exige un expediente.