El Hospital de Mérida es uno de los centros hospitalarios de referencia de Extremadura, integrado en el Servicio Extremeño de Salud (SES). Opera en una región con una distribución geográfica dispersa y una población envejecida con alta demanda asistencial en especialidades médicas. Como muchos hospitales públicos españoles, el centro depende en parte de profesionales externos para cubrir especialidades donde la plantilla propia resulta insuficiente para atender la demanda real, especialmente en períodos de baja, vacaciones o picos estacionales. La gestión de estos profesionales externos representaba uno de los mayores cuellos de botella operativos del centro, con un impacto directo y medible en la lista de espera de los pacientes.

El servicio de dermatología del Hospital de Mérida acumulaba una lista de espera de más de 5.000 pacientes en el momento en que contactaron con Bookahospi. La causa no era únicamente la falta de profesionales disponibles en el mercado, sino la incapacidad del sistema de gestión existente para coordinarse de forma eficiente con los profesionales externos que sí estaban dispuestos a cubrir turnos. Cada cobertura puntual requería un proceso completamente manual: el responsable de RRHH o el jefe de servicio identificaba la necesidad, contactaba individualmente a los profesionales de su agenda personal, negociaba disponibilidad y condiciones, y registraba el acuerdo de forma manual en sistemas no integrados entre sí. Este proceso, además de consumir horas de trabajo administrativo cada semana, carecía de trazabilidad, no ofrecía visibilidad sobre la planificación a medio plazo y hacía imposible anticipar necesidades futuras de cobertura. El resultado era una gestión reactiva, costosa en tiempo y con una tasa de huecos sin cubrir que impactaba directamente en la atención a los pacientes y en el crecimiento de la lista de espera.

La solución debía ser ágil de implementar sin interrumpir la operativa diaria del hospital. Se requería integración vía API con el sistema de gestión del SES para sincronizar datos de plantilla y jornadas, configuración de perfiles profesionales por especialidad y tipo de turno, y compatibilidad con los flujos de aprobación internos del centro. Era imprescindible que el jefe de servicio pudiera operar la herramienta sin formación técnica avanzada, y que la solución estuviera operativa en el menor tiempo posible dado el carácter urgente de la situación asistencial.

Bookahospi desplegó su gestor de turnos inteligente en el Hospital de Mérida en un plazo de tan solo 4 días desde la firma del acuerdo, sin interrupciones en la operativa del centro. La implementación fue inmediata y no requirió integración con sistemas legacy complejos ni formación técnica prolongada del equipo. Desde el inicio el jefe de servicio y el director médico dispusieron de una interfaz intuitiva desde la que podían organizar cuadrantes completos mediante comandos de voz, programar coberturas a 3 meses vista con visibilidad total del calendario, realizar modificaciones manuales y gestionar el histórico de cada profesional con una predicción de cambios de turnos en el futuro. El proceso que antes tomaba horas de llamadas y gestión manual quedó reducido.

En los meses siguientes a la implantación, el servicio de dermatología logró atender a más de 2.500 pacientes de la lista de espera de 5.000, reduciendo el tiempo de espera medio a la mitad. La tasa de cobertura de turnos alcanzó el 98%, eliminando prácticamente los huecos que antes eran recurrentes. El tiempo medio de asignación de un sustituto se redujo a menos de 2 horas, frente a las 24-48 horas que podía tardar el proceso manual anterior. El tiempo administrativo dedicado a la gestión de turnos de profesionales externos se redujo en más de un 80%, liberando capacidad del equipo de RRHH para otras tareas de mayor valor. El hospital pasó de una gestión reactiva y fragmentada a una planificación proactiva con visibilidad a 3 meses, lo que permitió anticipar necesidades y evitar situaciones de urgencia

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