Cuando el equipo de proyecto analizó la operación de la empresa durante las tres primeras semanas, lo que encontró no fue un problema de planificación. Fue un sistema diseñado para funcionar en condiciones ideales que llevaba años operando en condiciones reales, sostenido por el esfuerzo personal de dos coordinadores que conocían de memoria la casuística de cada trabajador, cada contrato y cada convenio y gestionado a través de un Excel.

El diagnóstico identificó cuatro síntomas críticos que actuaban de forma simultánea y se retroalimentaban entre sí:

• 28 % tasa de absentismo media en temporada alta
• 34% del coste de horas extra procedía de sustituciones de urgencia no planificadas
• 4 convenios distintos con reglas de descanso, guardia y festivo incompatibles entre sí en el mismo turno
• 2 contratos con KPIs de respuesta en riesgo de incumplimiento en el informe de seguimiento semestral

El síntoma más silencioso y el más peligroso era el tercero. Las sustituciones de urgencia se hacían con el trabajador disponible más próximo, sin verificar sistemáticamente si cumplía las condiciones del convenio que regía ese contrato específico. En ocho meses, la empresa había acumulado 23 asignaciones potencialmente irregulares que no habían generado reclamación todavía, pero que existían en los registros. Un inspector de trabajo o una auditoría del cliente habrían sido devastadores.

La plataforma se desplegó en tres módulos, ordenados por urgencia clínica: primero lo que más dolor causaba, después lo que más valor podía generar a medio plazo.

• Módulo 01 - Planificación asistida y cobertura de bajas: generación automática de turnos semanales cumpliendo todos los requisitos de cada convenio, con propuestas de sustitución ordenadas por idoneidad ante cualquier baja.
• Módulo 02 - Previsión de absentismo y alertas tempranas: modelos predictivos que anticipan semanas de alto riesgo de absentismo por patrones históricos, estacionalidad y datos del entorno, permitiendo reforzar la bolsa de trabajadores disponibles con antelación.
• Módulo 03 - Control de KPIs contractuales en tiempo real: panel de seguimiento por contrato con alertas automáticas cuando la cobertura planificada entra en zona de riesgo de incumplimiento del pliego, con tiempo suficiente para actuar.

De todo lo desplegado, cuatro capacidades resultaron ser las que mayor cambio operativo generaron en el día a día de la empresa:

• Sustitución inteligente ante bajas de última hora: propuesta de sustitución en aplicando restricciones de convenio, coste y carga acumulada de cada trabajador. El coordinador decide; el sistema documenta.
• Previsión de semanas críticas por absentismo: anticipa períodos de alto riesgo con suficiente antelación para ampliar la bolsa de disponibles. Desde el arranque, ningún turno quedó sin cobertura.
• Panel de KPIs contractuales con alerta de riesgo: alerta con 3–4 días de antelación cuando un indicador del pliego entra en zona de riesgo, con tiempo suficiente para actuar sin entrar en modo de emergencia.
• Informe automático de seguimiento para el cliente: genera en minutos el informe mensual de cumplimiento que antes requería dos días. Fue el argumento principal en la renovación de los dos contratos en riesgo.