Los equipos de planificación operativa se enfrentan a tres problemas principales. En primer lugar, la fragmentación de la información: los datos necesarios para planificar (recursos disponibles, turnos, cobertura, protocolos, restricciones) están dispersos en múltiples archivos sin una fuente de verdad única, lo que provoca inconsistencias y duplicidades. En segundo lugar, el elevado coste temporal: elaborar, revisar y actualizar una planificación requiere horas de trabajo manual, tiempo con del que no disponen. En tercer lugar, la dificultad para exportar y comunicar la planificación en los formatos requeridos por los distintos sistemas y destinatarios (sistemas de gestión de guardia, informes de mando, herramientas de coordinación internas), lo que obliga a reintroducir datos manualmente con el consiguiente riesgo de error.

Se propone implantar un sistema de planificación operativa basado en una base de datos relacional centralizada que almacena todos los datos necesarios para la elaboración, gestión y seguimiento de planificaciones complejas. El usuario interactúa con el sistema a través de Microsoft Excel, conectado directamente a la base de datos, lo que permite consultar planificaciones existentes, modificarlas en tiempo real y generar nuevas planificaciones de forma guiada y estructurada. El sistema incluye funcionalidades de visualización del estado de la planificación, control de versiones para comparar escenarios, validación automática de restricciones operativas (disponibilidad de recursos, solapamientos, coberturas mínimas) y exportación de la planificación final a los formatos requeridos para su uso en los sistemas de gestión del organismo. La solución no requiere sustituir herramientas actuales sino potenciarlas, reduciendo la barrera de adopción tecnológica. El piloto se desarrollaría sobre un caso de uso concreto del organismo (por ejemplo, planificación de guardia operativa o planificación de dispositivos de seguridad para grandes eventos), con un alcance acotado que permita validar resultados en un plazo reducido.

Planificación de guardias y turnos operativos en servicios de emergencias (bomberos, policía local, protección civil). Planificación de dispositivos de seguridad para eventos masivos, visitas institucionales o situaciones de riesgo. Gestión de recursos humanos y materiales en activaciones de emergencia de duración prolongada. Planificación de ejercicios y simulacros con asignación de roles, recursos y secuencias de actuación. Coordinación de la cobertura territorial en situaciones de alerta (incendios forestales, episodios meteorológicos adversos, etc.). En todos estos casos, el sistema actúa como capa de inteligencia sobre los datos operativos existentes, sin reemplazar los sistemas de gestión ya implantados sino complementándolos con capacidad de planificación estructurada y exportación normalizada.