Gestión de equipos SAMUR

Subreto 1: Gestionar de forma inteligente las ausencias en el cuadrante
¿Cómo podríamos generar automáticamente opciones para cubrir las ausencias y bajas que surgen en el día a día, de forma que los equipos de emergencia lleguen completos al inicio de la operativa?
Durante la planificación diaria aparecen bajas, cambios o ausencias que dejan incompletos algunos equipos. Hoy, el equipo de RRHH revisa cada caso y asigna sustituciones de forma manual, basándose en su conocimiento del personal, lo que consume mucho tiempo.

Subreto 2: Asignar equipos a puntos de emergencia prioritarios de forma automática
¿Cómo podríamos asignar automáticamente los equipos de emergencia a los puntos de emergencia más críticos al inicio del turno, asegurando que siempre estén cubiertos?
Al comenzar cada turno ya se conoce qué equipos están completos y disponibles. Sin embargo, no todas las bases (puntos geográficos de emergencia) tienen la misma prioridad: algunas son más críticas por volumen de incidencias, riesgo o ubicación estratégica. Actualmente, la asignación se realiza manualmente, revisando equipo por equipo para asegurar que las bases prioritarias cuentan con la cobertura mínima necesaria.

Subreto 3: Reorganizar equipos automáticamente durante la guardia
¿Cómo podríamos reorganizar automáticamente los equipos cuando surgen cambios durante la guardia (bajas, incidencias o refuerzos), manteniendo la cobertura mínima en las bases priorizadas y el equilibrio en la carga de trabajo?
Durante el turno pueden producirse bajas de última hora, incidencias o necesidades de refuerzo. Hoy, los jefes de división de guardia (Charly) revisan manualmente la situación y deciden cómo mover personas y equipos para mantener los servicios mínimos en cada base. Esto implica rehacer el “puzle” de equipos, bases y vehículos bajo presión.

Subreto 4: Ajustar automáticamente vehículos y equipamiento cuando cambian los equipos

¿Cómo podríamos identificar automáticamente cuándo un cambio en la composición de un equipo requiere modificar el tipo de vehículo y/o el equipamiento, y avisar a los equipos responsables de forma inmediata?
Cada unidad asistencial necesita un tipo de vehículo y equipamiento según los perfiles que la componen (por ejemplo, no es lo mismo una unidad con médico y enfermería que una compuesta solo por TATS). Cuando, por cambios o reorganizaciones, se modifica la composición de un equipo, hoy se revisa de forma manual si el vehículo y el equipamiento sigue siendo el adecuado, lo que puede generar retrasos o desajustes entre capacidades del equipo y del vehículo.

SAMUR–Protección Civil es el servicio municipal de emergencias sanitarias del Ayuntamiento de Madrid. Opera las 24 horas del día, todos los días del año, y gestiona entre 400 y 450 activaciones diarias en la ciudad. En los últimos años ha experimentado un crecimiento muy significativo: de 170 profesionales en 1991 a más de 1.000 en la actualidad, además de contar con voluntariado estable. Este crecimiento ha incrementado de forma exponencial la complejidad organizativa.
No se trata únicamente de asignar personas a turnos. El servicio funciona como un sistema vivo en el que deben coordinarse los diferentes factores detallados a continuación:

Jornada laboral: Dos grandes tipos de jornada: turnos de 24 horas, con una cadencia de 1 día trabajado y 5 de descanso, y turnos de 17 horas, con una cadencia de 1 día trabajado y 3 de descanso. Cada persona está adscrita a un tipo de jornada.
Perfil profesional: La estructura asistencial se apoya en tres perfiles principales: médicos, personal de enfermería y TATS (Técnico/a Auxiliar de Transporte Sanitario). Además de estos perfiles principales, también existen psicólogos, sociólogos, farmacéuticos, administrativos, y personal varios. 
Equipos fijos: Las personas no se gestionan individualmente, sino en equipos fijos que comparten el mismo tipo de jornada (24 h o 17 h) y combinan distintos perfiles (médico, enfermería, TATS). Se intenta que las personas permanezcan en su equipo porque la estabilidad mejora la coordinación, reduce errores y ayuda al bienestar del personal. Hay 60 equipos de 24 horas y 40 equipos de 17 horas que se organizan por turnos. 
Unidad asistencial: Cada día, los equipos se transforman en unidades asistenciales: combinaciones de personas + vehículo + equipamiento, que determinan qué tipo de asistencia pueden prestar.
Las principales son: 

• (1) SVA (Soporte Vital Avanzado): normalmente médico + enfermería + TATS + vehículo y equipamiento avanzado.
• (2) SVB (Soporte Vital Básico): normalmente dos TATS y un vehículo adaptado al soporte básico.
  Bases operativas: Son los puntos fijos distribuidos por la ciudad donde se sitúan las unidades asistenciales y desde donde salen a atender avisos en su zona. Hay un total de 26 bases que se priorizan (por volumen de avisos, criticidad, etc.), lo que determina el tipo de unidades asistenciales correspondientes. Esta priorización puede cambiar.
  Vehículos y equipamientos: Se asignan a las bases en función del tipo de unidad asistencial y de la composición del equipo. 
  Normativa laboral y criterios de equidad: La organización del cuadrante está atravesada por reglas formales (descansos mínimos, máximos de horas y de jornadas, régimen de horas extra) y por criterios de equidad interna relacionados con el reparto de turnos, bases más exigentes y guardias. El historial de cada profesional (turnos previos, bases asignadas, horas adicionales) forma parte de la realidad operativa y condiciona cómo se perciben y se aceptan las decisiones de planificación.

El cuadrante es el “mapa de turnos” del SAMUR-PC: una herramienta visual que indica quién trabaja, en qué horario, en qué base y con qué tipo de unidad asistencial durante un periodo de tiempo determinado. A principios de año, este cuadrante se genera automáticamente a partir del sistema corporativo de recursos humanos SIRRHH, que contiene información de cada trabajador (categoría profesional, tipo de jornada, vacaciones, permisos, etc.). 
Sin embargo, en la práctica, el cuadrante cambia constantemente a lo largo del año y de cada día debido a:

• Bajas de personal. 
• Ausencias o emergencias personales.
• Cambios de turno.
  Cada uno de estos cambios genera un ‘hueco’ en el cuadrante que debe ser gestionado manualmente. En un solo día pueden aparecer más de 30 huecos. La resolución requiere:
• Identificar un sustituto con el perfil profesional adecuado (médico, enfermería, TATS).
• Respetar la jornada, descansos y normativa laboral.
• Mantener la coherencia de los equipos y la composición de las unidades asistenciales (SVA, SVB, etc.).
• Ajustar los vehículos y el equipamiento necesarios según la composición real del equipo.
• Garantizar que la distribución de turnos y bases sea equitativa y justa, considerando el histórico de asignaciones y horas extra.
  Este proceso es altamente manual y dependiente del conocimiento del personal, lo que genera:
• Alta carga administrativa diaria.
• Riesgo de errores o desajustes operativos.
• Dificultad para escalar o adaptarse rápidamente a cambios inesperados.
• Falta de trazabilidad clara sobre cómo se toman las decisiones de sustitución y reorganización.

Equipo de Recursos Humanos. 8 personas que trabajan en horario de mañana. Tareas:

• Gestionar bajas, ausencias y cambios de turno. Reciben la información a través de llamadas, correos y la intranet del SAMUR (hasta 30 al día). Los cambios que llegan por la intranet se aceptan directamente, generando automáticamente huecos en el cuadrante a través de SIRRHH. Los cambios recibidos por correo o teléfono deben registrarse manualmente en SIRRHH para que se reflejen correctamente en el cuadrante.
• Asignar sustituciones. Buscan personas disponibles para cubrir los huecos considerando la jornada, la categoría profesional, el equipo de origen y la normativa laboral aplicable.
• Cerrar el cuadrante diario. Antes de finalizar su jornada (alrededor de las 15:00), su objetivo es dejar planificadas al menos las 48 horas siguientes, asegurando que todos los huecos estén cubiertos con sustituciones previstas.
• Actualizar el sistema al final de la guardia. Registran los cambios reales ocurridos durante el turno en el SIRRHH (sustituciones efectivas, horas extra, cambios de base) para garantizar que no se asignen turnos de forma indebida, que se cumpla la cadencia de descansos y que la planificación refleje la situación real del personal.

Charly - Jefe de División de Guardia. Responsable operativo durante el turno, en la calle. Coordina la actividad de las unidades asistenciales en la calle y actúa como referencia para cambios de última hora. Desde las 15:00 y los fines de semana, el Charly es el punto único de contacto para cualquier modificación operativa. El Charly solo tiene acceso al cuadrante, no al sistema de recursos humanos (SIRRHH). Cada día de servicio se requiere al menos 2-3 jefes de división de guardia. Tareas:

• Asignar bases y coordinar vehículos y equipamiento. Organiza los equipos en las bases prioritarias y asegura que cada unidad asistencial tenga el vehículo y el equipamiento adecuado según su composición. Se imprime el cuadrante una vez se asignan las bases para transportarlo durante la guardia. 
• Gestionar bajas y ausencias. Atiende por teléfono y correo incidencias de última hora durante el turno, incluyendo bajas o ausencias inesperadas. Localiza y comunica con posibles reemplazos mediante llamadas, SMS hasta cubrir los huecos, verificando que la composición mínima de las unidades y la disponibilidad de vehículos y equipamiento se mantenga.

Parque de Vehículos. Gestiona la asignación de ambulancias y otros recursos móviles una vez que las bases prioritarias se han asignado a los equipos, asegurando que cada base y unidad asistencial disponga del vehículo y el equipamiento adecuados. Trabaja de forma coordinada con los jefes de división de guardia para ajustar rápidamente la flota cuando se producen cambios de personal durante el turno.

Cuadrante SAMUR-PC: Herramienta interna de gestión de cuadrantes operativos, desarrollada para el SAMUR hace aproximadamente 20 años y mantenida por un proveedor externo con apoyo de un equipo técnico interno. Permite organizar de manera visual quién trabaja, en qué horario, en qué base y con qué tipo de unidad asistencial. Actualmente está obsoleta y no está diseñada para gestionar el tamaño y la complejidad de la plantilla actual.
SIRRHH: Sistema corporativo de gestión de recursos humanos, integrado con el Cuadrante SAMUR‑PC. Contiene datos de cada trabajador, como categoría profesional, tipo de jornada, permisos, vacaciones y bajas. Los cambios registrados aquí se reflejan automáticamente en el cuadrante, generando huecos cuando es necesario cubrir sustituciones.
Intranet SAMUR (Mis Aplicaciones). Plataforma donde el personal puede registrar: (1) Solicitudes de cambio de turno, (2) Solicitudes de cambio de vacaciones. Estas solicitudes deben hacerse al menos 72 horas antes del turno y requieren aprobación de RRHH. Cambios fuera de este plazo se gestionan directamente por correo o teléfono con RRHH.

• Intranet Ayto (Formulario de Disponibilidad). Formulario donde el personal indica los días en los que estaría disponible para hacer horas extra. Este sistema no está integrado con SIRRHH ni con el Cuadrante SAMUR‑PC, y la información no siempre refleja la disponibilidad real, ya que las preferencias del personal pueden cambiar y no se actualiza de forma constante.
• Aplicación de Gestión de Flota. La gestión de la flota se realiza mediante una aplicación específica, desarrollada internamente y mantenida por un equipo externo, que está integrada con el sistema del cuadrante. El cuadrante consulta esta aplicación para saber qué vehículos están operativos y disponibles para su asignación.

La entidad seleccionada podrá desarrollar un caso de uso real con el acompañamiento del promotor del reto, accediendo además a financiación para el piloto, hasta 225.509,15 € (IVA incluido), a repartir entre las soluciones de los ocho retos. Se tendrá en cuenta la complejidad del desarrollo de la solución para la asignación de recursos.
El proceso incluye apoyo técnico y estratégico, mentorías adaptadas a las necesidades y seguimiento en la implementación. Además, las soluciones recibirán visibilidad a través de los canales del programa así como en eventos específicos como Demo Days.

Toda la información se encuentra detallada en las bases de la convocatoria de DesafIA Madrid. Accede a través de este link.