Mejora en el proceso de redacción jurídica y técnica de pliegos de contratación

• ¿Cómo podríamos sistematizar la búsqueda de requerimientos técnicos y normativos mediante la captura eficiente de conocimiento externo?

Este subreto busca que la solución extraiga información de pliegos de otras administraciones, normativa sectorial y resoluciones previas, estructurando todo este conocimiento histórico en una base reutilizable que optimice la redacción de nuevos contratos.

• ¿Cómo podríamos optimizar la identificación de los criterios de evaluación idóneos para cada licitación?

Se centra en la creación de un repositorio dinámico capaz de sugerir las combinaciones de criterios de adjudicación y ponderaciones más adecuadas según el objeto y sector del contrato, garantizando siempre una vinculación objetiva y motivada que sirva de base para la posterior valoración de ofertas.

• ¿Cómo podríamos asegurar la correcta integración de perspectivas transversales en los pliegos?

Consiste en habilitar un sistema de validación avanzada que incorpore de forma equilibrada las exigencias normativas, sociales o medioambientales, verificando que estas cláusulas respeten escrupulosamente los principios de proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminación efectiva en la concurrencia pública.

Bilbao Ekintza es una Entidad Pública Empresarial Local adscrita al Ayuntamiento de Bilbao que tiene como misión fundamental promover el desarrollo económico, el empleo, el comercio y el turismo de la ciudad, así como posicionar a Bilbao como un ecosistema atractivo para la inversión y el talento. Para cumplir con estos objetivos de interés general, la entidad gestiona un volumen constante de licitaciones y expedientes que abarcan desde contratos de servicios especializados hasta suministros tecnológicos y consultorías estratégicas. La contratación pública constituye, por lo tanto, el pilar operativo esencial mediante el cual Bilbao Ekintza articula y provee sus servicios públicos, encontrándose sometida a una estricta rigidez procedimental y a una elevada carga administrativa.
Actualmente, el proceso de preparación y redacción de los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares y de Prescripciones Técnicas recae sobre el personal técnico-jurídico de la Unidad Jurídica en colaboración con las áreas promotoras de la entidad. Esta tarea se realiza de manera mayoritariamente manual, requiriendo bastante tiempo debido a la necesidad de contrastar información dispersa, como licitaciones previas, pliegos de otras administraciones, normas técnicas del sector y la cambiante jurisprudencia de los tribunales de recursos contractuales. La falta de herramientas estructuradas de apoyo da lugar a una cierta heterogeneidad en los documentos que eleva de manera sensible los riesgos de incorrección jurídica, desproporción en los requisitos exigidos o recursos especiales en materia de contratación. 

• Transparencia y Explicabilidad: Trazabilidad obligatoria de las fuentes normativas y justificación clara de cualquier sugerencia.

• Supervisión Humana: El personal de la Unidad Jurídica siempre mantendrá el control decisorio y la supervisión del resultado.

• Seguridad de la Información: Los documentos de licitación y ofertas no pueden salir del entorno propio bajo ningún concepto.

• Fiabilidad: No es admisible proporcionar datos erróneos basados en alucinaciones (p.e., inventar artículos o sentencias).

• Integrabilidad: La solución debería ser capaz de integrase a futuro con las herramientas actuales, como Microsoft Dynamics Business Central y la Plataforma de Contratación de Euskadi.

• Cumplimiento Normativo: Alineación con protección de datos (RGPD), Reglamento de IA y cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

Una solución tecnológica que permita:

• Asistir en la elaboración y revisión de documentación contractual.

• Identificar automáticamente la normativa aplicable y evaluar la adecuación de criterios y solvencias conforme a la jurisprudencia y doctrina de los tribunales.

• Estructurar conocimiento externo (buenas prácticas, cláusulas recurrentes) en una base reutilizable.

• Validar técnica y jurídicamente los elementos del contrato para detectar incoherencias o riesgos.

• Analizar el informe técnico de valoración de ofertas para garantizar su coherencia, motivación y objetividad.

• Generar automáticamente la documentación del expediente (memoria justificativa, pliegos, informes) garantizando su cohesión y trazabilidad.

La preparación de expedientes de contratación pública en la entidad se enfrenta a una notable complejidad normativa y a una alta carga administrativa debido a que el proceso de elaboración de pliegos y la posterior valoración de ofertas se realizan de manera completamente manual. Esta dedicación manual prolonga los tiempos de tramitación, requiriendo una media de entre un mes y un mes y medio por expediente para tareas repetitivas como la búsqueda dispersa de información o el intercambio constante de versiones de documentos. Al carecer de herramientas tecnológicas estructuradas que asistan al personal técnico-jurídico, existe una falta de homogeneidad en los criterios aplicados y un elevado riesgo de cometer errores materiales o formales en la definición del contrato. Esta vulnerabilidad técnica y jurídica eleva la probabilidad de sufrir recursos especiales, impugnaciones o litigiosidad, lo que puede paralizar los procedimientos de licitación y comprometer la eficiencia en la gestión de los servicios públicos esenciales.

En este reto intervienen los siguientes perfiles:

• Unidad Jurídica de Bilbao Ekintza: Su personal técnico-jurídico actúa como el usuario experto principal del sistema, encargándose de guiar operativamente el proceso de preparación de las licitaciones y de realizar de manera obligatoria la validación final de todas las propuestas y recomendaciones emitidas.
• Áreas Promotoras o Técnicas: Participan activamente en el ciclo del expediente como las responsables de confeccionar y remitir el borrador inicial con la definición de necesidades de cada departamento, interviniendo también en la fase posterior mediante la elaboración de los informes técnicos de valoración de las ofertas presentadas por los licitadores.
• Departamento de Sistemas de Información e Informática: Actúa como un actor transversal clave, asumiendo la responsabilidad de asegurar el correcto despliegue técnico de la solución dentro de la infraestructura de la entidad, velar por el estricto cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad y coordinar la futura integración de la herramienta.

A continuación, se describe el entorno tecnológico actual de la sociedad, a título de contexto.  La integración con estos sistemas no tiene por qué ser un requisito del piloto, pero las entidades participantes deben conocerlo para que sus propuestas sean realistas y compatibles con un eventual despliegue posterior. También se incluirá la información sobre el formato de los datos, su alojamiento, tipo de sistemas y persona que los gestiona y cualquier información relevante sobre integraciones. 

• Sistemas de gestión corporativa: El entorno tecnológico principal de la sociedad respecto del reto está compuesto por Microsoft Dynamics Business Central para la gestión interna de la entidad y por la Plataforma de Contratación de Euskadi (Perfil del Contratante) para la publicación, tramitación y gestión oficial de las licitaciones públicas.

• Herramientas de ofimática y soporte actual: El personal trabaja habitualmente con herramientas del entorno Microsoft 365 E3 (principalmente procesadores de texto Word para la redacción de pliegos y memorias). Asimismo, para la fase de análisis de ofertas e informes de valoración, la entidad cuenta con experiencia previa en el uso de agentes conversacionales basados en Copilot Chat que actúa bajo supervisión directa del equipo.

• Formato y estructuración de los datos: La información necesaria para la construcción de los pliegos se encuentra mayoritariamente en formato no estructurado. Esto incluye pliegos históricos en formato de texto editable (Word) o PDFs procedentes de licitaciones anteriores de la propia entidad, así como pliegos externos alojados de forma pública en los diferentes perfiles del contratante de otras administraciones públicas.

Es importante destacar que el grueso de dichos documentos está albergado en unidades de red a las que no se permite el acceso desde el exterior. Disponemos de alojamiento en la nube de Microsoft, incluido en la licencia Office 365 E3, que no está siendo actualmente utilizado. Se podría considerar un traslado de albergue de datos, pero debiera ser compatible con las normativas de seguridad y políticas internas.

• Requisito de integración: La integración directa con los sistemas corporativos (como Business Central o la plataforma vasca de contratación) no es un requisito obligatorio para el desarrollo del piloto inicial. Sin embargo, la solución propuesta sí debe ser técnicamente compatible y realista para permitir un eventual despliegue e integración en fases posteriores.

• Gestión y Gobernanza: El mantenimiento continuado de la solución tecnológica una vez desplegada correrá a cargo del proveedor externo. A nivel interno, el equipo de Sistemas de Información e Informática supervisará las directrices técnicas del entorno operativo y coordinará los requerimientos del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) para garantizar que los datos confidenciales de las ofertas y licitaciones permanezcan siempre bajo control estricto y en el entorno propio.

Startup ganadora: Piloto remunerado con un máximo de 15.000 euros. El piloto para implementar la solución ganadora comenzará en diciembre y tendrá una duración de 6 meses.

Además, las startups finalistas accederán a una formación de entrada a mercados B2G los días 17 y 18 de noviembre.  

Proceso y fechas clave

Para participar en el reto, envía propuesta al reto al email desde el que recibiste este reto: govtech@bindplatform.com

La fecha límite para recibir la respuesta a la propuesta es: 1 octubre de 2026 a las 16:00.

El proceso de selección consta de dos fases

Fase 1 (26-28 oct): pitches de semifinalistas con la sociedad. Las startups deberán presentar su
propuesta en 10 minutos. Como resultado, se seleccionarán tres startups como finalistas. 

Fase 2 (17-18 nov): ronda de entrevistas de finalistas con la sociedad. Las startups deberán profundizar en su propuesta.