Subvenciones

El reto se articula en cinco líneas de oportunidad. No se espera que una misma solución cubra necesariamente todos los subretos, sino que las entidades participantes puedan proponer enfoques centrados en uno o varios de ellos. No obstante, los subretos 1 y 4 se consideran especialmente relevantes para el piloto, por su impacto directo en la reducción de carga operativa del personal técnico.

Subreto 1: Estructuración e interpretación de la información

¿Cómo podríamos transformar documentación heterogénea en información estructurada y lista para evaluar?
Actualmente, cada solicitud llega en múltiples formatos: un formulario online (exportable a CSV o Excel), una memoria técnica en PDF o Word, que puede estar redactada en castellano o en euskera, y un presupuesto en Excel, aunque la estructura documental concreta varía según la convocatoria. Esta dispersión obliga al personal técnico a repasar y organizar manualmente todos los documentos para construir una imagen completa del expediente antes de poder comenzar a evaluarlo. Además, la información que aparece en el formulario y en la memoria no siempre es coherente entre sí, lo que añade una capa adicional de verificación. Este subreto constituye una de las prioridades principales del piloto: consolidar toda esta información en una vista estructurada y alineada con los criterios de cada convocatoria, de forma que el personal técnico pueda iniciar la evaluación con una base más clara, completa y contrastada.

Subreto 2: Seguimiento y comparativa con solicitudes anteriores

¿Cómo podríamos facilitar el seguimiento y la valoración de las solicitudes a partir de datos de ediciones previas para asegurar la coherencia y el conocimiento por parte del personal técnico?
El personal técnico que realiza las valoraciones técnicas de las solicitudes de subvención tiene dificultades para conocer las propuestas realizadas por las entidades solicitantes en ediciones previas y dar una valoración coherente respecto a los criterios y cada convocatoria. La documentación está disponible en la aplicación corporativa de subvenciones, así como en las carpetas de red del servicio en diferentes formatos. El objetivo es facilitar el tratamiento de dicha documentación que permita realizar las valoraciones de las propuestas recibidas de una manera más coherente evitando en la medida de lo posible una excesiva heterogeneidad de las valoraciones y mejore el seguimiento en el tiempo.

Subreto 3: Extracción y estructuración asistida de los criterios de la convocatoria de subvención

¿Dadas las bases de una convocatoria (principalmente, a partir de su texto publicado en el BOG) es posible identificar de forma asistida todos los criterios a evaluar en cada solicitud?
Normalmente las bases de las convocatorias de subvenciones indican claramente todos los criterios de evaluación que se requieren en la presentación de un solicitante. Por lo tanto, se solicita una herramienta basada en Inteligencia Artificial generativa que extraiga y estructure de forma automática todos los criterios que hay que valorar. Esta tarea persigue estructurar el proceso de tramitación y reducir los tiempos de evaluación.

Subreto 4: Valoración asistida de criterios

¿Cómo podríamos automatizar la puntuación de criterios objetivos y generar una propuesta de evaluación para los cualitativos que el personal técnico pueda revisar y validar?
Los criterios de evaluación se dividen en dos tipos: los objetivos (de cumple / no cumple, o cuantificables, como puntos por recursos disponibles) y los subjetivos (que cuentan con una descripción orientativa para objetivizarlos). Hoy en día ambos se puntúan manualmente en un Excel de múltiples columnas, lo que genera inconsistencias entre el personal técnico y consume un tiempo desproporcionado en tareas de naturaleza mecánica. Este subreto constituye otra de las prioridades principales del piloto. Se espera que las soluciones que trabajen esta línea permitan automatizar, al menos parcialmente, la puntuación de criterios objetivos y, adicionalmente, puedan proponer una evaluación razonada para los criterios cualitativos, dejando siempre la decisión final en manos del servicio.

Subreto 5: Consistencia, trazabilidad y escalabilidad

¿Cómo podríamos sentar las bases para que la solución sea auditable y escalable a más convocatorias?
Se valorará que la solución esté diseñada de forma que, en una fase posterior, las valoraciones puedan ser trazables y revisables, la herramienta pueda adaptarse a las rúbricas específicas de distintas convocatorias sin una reconfiguración técnica compleja, y tenga potencial para escalar a otras líneas de subvención más allá de las áreas piloto. No se espera que esto quede completamente resuelto en el piloto, pero sí que la propuesta explique cómo podría evolucionar si la validación inicial resulta exitosa.

La Dirección General de Innovación en la Administración de la Diputación Foral de Gipuzkoa (DFG) promueve un reto dentro de su estrategia para simplificar y desburocratizar la gestión pública. La DFG convoca anualmente más de 208 líneas de subvención dirigidas a empresas, asociaciones, instituciones y ciudadanía en general. Solo en 2025, se tramitaron 6.478 solicitudes, de las cuales 4.504 recibieron financiación.
El proceso de valoración de estas solicitudes recae sobre equipos técnicos especializados que, en la actualidad, deben navegar entre múltiples documentos y herramientas para completar cada evaluación. El piloto se centrará en dos áreas con perfiles de solicitud bien diferenciados:

• Innovación: convocatorias con criterios predominantemente cualitativos, donde el personal técnico analiza memorias extensas y contrastan los proyectos con ediciones anteriores e iniciativas de otros contextos.
• Deportes: convocatorias con datos mayoritariamente cuantitativos, en las que solicitud y justificación se presentan de forma simultánea.
  Estos dos perfiles permiten validar la versatilidad de la solución antes de escalarla al resto de líneas de la Diputación.

Se buscan soluciones tecnológicas innovadoras, preferiblemente basadas en Inteligencia Artificial y procesamiento de lenguaje natural, capaces de contribuir a una o varias de las líneas planteadas en los subretos. El piloto tiene un alcance acotado y deberá centrarse en validar una propuesta concreta y viable con la financiación disponible, especialmente en torno a la estructuración de información documental y/o la valoración asistida de criterios objetivos.
La entidad candidata deberá explicar con claridad qué parte del reto propone pilotar en esta fase y qué capacidades podrían desarrollarse en una futura escalabilidad de la solución.
En función del enfoque propuesto, la solución podrá abordar una o varias de las siguientes capacidades:

• Consolidación documental: ingerir los distintos tipos de documentos de una solicitud (habitualmente un formulario exportado en CSV o Excel, una memoria en PDF o Word en castellano o en euskera, y documentación económica en Excel) y presentar la información relevante organizada según los criterios de la convocatoria. La estructura documental varía entre convocatorias, por lo que la solución debe ser suficientemente flexible para adaptarse.
• Detección de incoherencias e incompletitud: identificar si la información entre documentos presenta contradicciones o si faltan campos requeridos, de forma que el equipo técnico pueda detectarlo antes de iniciar la evaluación.
• Extracción y estructuración automática de los criterios de valoración: identificar, a partir de las bases de la convocatoria, los criterios que deben tenerse en cuenta en la evaluación de cada solicitud.
• Puntuación automática de criterios objetivos: a partir de la información ya estructurada, la herramienta debe ser capaz de aplicar automáticamente los criterios de cumple / no cumple y los criterios cuantificables, reduciendo la tarea más mecánica del proceso de valoración.
• Propuesta razonada para criterios cualitativos: generación de una propuesta argumentada para los criterios subjetivos que el equipo pueda revisar, matizar y validar, sin sustituir en ningún caso su criterio profesional.
• Trazabilidad y comparabilidad: registro de las valoraciones y capacidad de contrastar con ediciones anteriores de la misma convocatoria.
  Adicionalmente, se valorará positivamente que la propuesta explique cómo podrían evolucionar las siguientes capacidades en caso de escalar el piloto:
• Diseño orientado a la escalabilidad: arquitectura que permita adaptar la solución a nuevas convocatorias y, a futuro, a otras tipologías de gestión documental de la Diputación.
• Traslado de la propuesta a formato informe: generación de un documento o vista de síntesis que, tras el análisis y validación por parte del personal técnico, pueda servir como base para su presentación en el comité de valoración.

El principal obstáculo no es la falta de criterios de evaluación ni de documentación, sino la dificultad de acceder a la información relevante de forma ágil y estructurada. Aunque las solicitudes contienen toda la información necesaria, esta llega dispersa en documentos de formatos y calidades muy distintas, lo que obliga al personal técnico a dedicar una parte significativa de su tiempo a tareas preparatorias antes de poder comenzar a evaluar.
En la práctica, esta situación genera los siguientes problemas:

• Dispersión documental: cada expediente puede llegar en formatos distintos según la convocatoria: habitualmente un formulario iberDok exportable a CSV o Excel, una memoria en PDF o Word, en castellano o en euskera, y un presupuesto en Excel, sin que exista ningún mecanismo que los vincule o contraste automáticamente.
• Verificación manual: antes de valorar, el personal técnico debe comprobar que el expediente está completo y que la información entre documentos es coherente, tarea que consume tiempo y es susceptible de errores u omisiones.
• Heterogeneidad en la valoración: la valoración de criterios cualitativos depende de la interpretación individual de cada persona técnica. La rotación del personal agrava este problema, ya que el conocimiento acumulado sobre convocatorias anteriores se pierde con frecuencia.
• Baja eficiencia operativa: el tiempo dedicado a organizar información y puntuar criterios objetivos de forma manual limita la capacidad del equipo para centrarse en el análisis crítico y el seguimiento de los proyectos subvencionados.
• Plazos de adjudicación elevados: cuanto más tarda en resolverse una convocatoria, más tarde llegan los fondos al tejido social y económico, reduciendo la efectividad real de las ayudas públicas y dificultando el desarrollo de los proyectos subvencionados.

En este reto intervienen los siguientes perfiles:

• Dirección General de Innovación en la Administración (DFG): promotora del reto y responsable de la herramienta corporativa de subvenciones.
• Dirección General de Deportes (DFG): usuaria directa de la herramienta en las convocatorias de Deportes. Su equipo técnico pilotará la solución en sus líneas de subvención, con un perfil más cuantitativo y donde solicitud y justificación se presentan de forma simultánea.
• Dirección General de Innovación (DFG): usuaria directa de la herramienta en las convocatorias de Innovación. Su equipo técnico pilotará la solución en sus líneas de subvención, caracterizadas por criterios predominantemente cualitativos y memorias de gran extensión.
• IZFE (Sociedad Foral de Servicios Informáticos de la Diputación Foral de Gipuzkoa): Actúa como aliada tecnológica, definiendo la arquitectura técnica, la estructura de datos necesaria y asegurando que la solución sea integrable con los sistemas forales.
• Dirección General de Innovación en la Administración y Dirección General de Estrategia (DFG): son las direcciones que están impulsando el proyecto de Gipuzkoa GovTech y se encargarán de supervisar que la metodología del proyecto se está aplicando y de ofrecer ayuda para la buena ejecución del piloto.
• Empresas, asociaciones, instituciones y ciudadanía en general, solicitantes: Son las entidades beneficiarias indirectas del reto. Una resolución más rápida y de mayor calidad les permite planificar sus actividades con mayor certeza y recibir los fondos en plazos más razonables.

A continuación, se describe el entorno tecnológico actual de la Diputación, a título de contexto. La integración con estos sistemas no es un requisito del piloto, pero las entidades participantes deben conocerlo para que sus propuestas sean realistas y compatibles con un eventual despliegue posterior.

• Aplicación de subvenciones: aplicación corporativa que gestiona las solicitudes de las convocatorias de subvenciones, mediante la cual las entidades solicitantes presentan la documentación requerida. Cuenta con un repositorio documental donde se vuelca la documentación administrativa y técnica de las solicitudes.
• Repositorio de formulario online (iberDok): Los formularios pueden exportarse en formato CSV o Excel.
• Microsoft Excel: herramienta central de valoración actual. Por convocatoria se generan libros específicos con las rúbricas de evaluación, donde los gestores introducen manualmente las puntuaciones y comentarios.
• Ecosistema Microsoft (Copilot, Teams, SharePoint): la Diputación trabaja con el entorno Microsoft. A largo plazo, se valorará que la solución pueda integrarse de forma natural en este ecosistema, pero no es un requisito para el piloto.

En cuanto a infraestructura, la entidad seleccionada deberá presentar una propuesta adecuada al alcance del piloto. La solución debe garantizar la autonomía de la DFG: no se podrá crear dependencia tecnológica con ningún proveedor, y la Diputación, a través de IZFE, deberá conservar la capacidad de adaptar y evolucionar la herramienta. Dado que los expedientes contienen datos personales y sensibles, la solución deberá cumplir con la normativa de protección de datos y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) vigente y el Código Ético para la IA de la Diputación Foral de Gipuzkoa. Se abrirá en una ventana nueva.

La entidad seleccionada podrá desarrollar un piloto en un entorno real con el acompañamiento del promotor del reto, accediendo a la financiación para el piloto de 15.000€ (+IVA).
El proceso incluye apoyo técnico y estratégico, mentorías adaptadas a las necesidades y seguimiento en la implementación. Además, las soluciones recibirán visibilidad a través de los canales del programa, así como en eventos específicos como Demo Eguna.

El plazo de aplicación estará abierto hasta el 2 de junio a las 16:00.
En caso de dudas, la Diputación Foral de Gipuzkoa celebrará el InfoEguna, un evento para conocer en profundidad los 3 retos abiertos publicados en el programa de Gipuzkoa GovTech y sus dueños/as de reto. El evento será el 26 de mayo a las 10:00 en la sala GUNEA de la Diputación Foral de Gipuzkoa (plaza Gipuzkoa, s/n), en Donostia.
Apúntate aquí:
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Proceso de selección

Una vez cerrada la candidatura, se evaluarán todas las propuestas para elegir entre 5 y 7 semifinalistas que pasarán a una ronda de pitchings online entre el 11 y el 12 de junio.
Tras estas sesiones, se tendrán otras presenciales de Donostia-San Sebastián con las 3 finalistas entre el 18 y 19 de junio.