Caso de uso
Extracción y conciliación automática de facturas y albaranes
Resumen
¿Cómo evitar que una obra pública se retrase por facturas y albaranes que hay que revisar y conciliar a mano? Anyformat extrae automáticamente los datos de cada factura y albarán, los valida contra el contrato y los concilia con la partida presupuestaria, manteniendo siempre un punto de revisión humana. El resultado: más de un 90% menos de gestión manual y una ejecución presupuestaria más ágil.
Problema
- Complejidad en la captura de facturas: los documentos incluyen múltiples líneas y formatos variables entre proveedores, dificultando una extracción fiable de la información.
- Baja estructuración de albaranes: los documentos de obra o servicio suelen presentarse como imágenes con escritura manual, complicando su procesamiento.
- Procesos de validación tardíos: el cotejo con pedidos o contratos y la detección de discrepancias se realiza a posteriori, ralentizando pagos y cierres.
- Sobrecarga en picos de volumen: el aumento puntual de documentos colapsa a los equipos, generando acumulados y retrasos operativos.
- Falta de trazabilidad en la documentación: la desconexión entre la información de campo y las evidencias dificulta las auditorías internas y externas.
Solución
- Extracción tabular avanzada: automatizó la lectura de invoices y delivery notes (incluidas tablas extensas y manuscritos) con configuración rápida para esquemas frecuentes.
- Validaciones y reglas: permitió realizar comprobaciones de importes, IVA, referencias de pedido o contrato, generando alertas por inconsistencias antes del registro contable.
- Enrutado y conciliación: permitió clasificar por unidad gestora y conciliar con órdenes de compra, reduciendo reprocesos.
- Human-in-the-loop: permitió revisión selectiva cuando la confianza del sistema es baja, con acceso directo a la evidencia original en celdas o tablas.
- Auditoría y seguridad: permitió garantizar registros de auditoría, permisos granulares y acceso federado mediante SSO/SAML.
- Integración financiera: permitió exportar resultados a Excel, APIs y almacenes de datos (como Snowflake o BigQuery) para análisis y control del gasto.
Modelo de despliegue
Región de alojamiento de datos
Modelo de venta
Análisis del encaje GovTech
Aplicaciones reales
Nº de aplicaciones
1
CPVs
Solución desarrollada por
Heading
Anyformat convierte documentos, correos, imágenes y audios en datos estructurados que un equipo puede revisar y auditar. Tiene experiencia con clientes públicos de prestigio en gobierno digital, como el Ministry of Home Affairs de Singapur, para el que automatiza el análisis y los informes psicológicos de su sistema penitenciario. Fundada en 2024, ya ha captado 3,8 millones de euros de inversión.
La plataforma combina modelos de lenguaje y de visión con puntos de revisión humana, de modo que cada dato extraído puede justificarse y corregirse antes de pasar a los sistemas del organismo. Su valor para la Administración está en reducir la revisión manual de licencias, permisos, certificados o facturas y albaranes de obra pública sin perder la trazabilidad que exige un expediente.