Crear las condiciones para innovar mejor

Cuando hablamos de innovación abierta en el sector público, una de las preguntas más importantes es: ¿qué problema queremos resolver, para qué y para quién?

En Gobe creamos las condiciones para que los equipos de la administración pública colaboren con empresas tecnológicas especializadas. Esto les permite probar tecnologías nuevas y enfoques innovadores que, de otro modo, serían difíciles de explorar. Bien facilitado, genera aprendizajes y evidencias para tomar mejores decisiones sobre qué tecnología comprar y crea un impacto sostenido en el tiempo. Algunos de estos impactos son, por ejemplo, ayudar a encontrar soluciones para que una ciudad ahorre energía y dinero público. También significa mejorar la calidad de datos para aumentar la transparencia. O hacer que un ganadero pueda registrar fácilmente el nacimiento de un ternero.

Crear las condiciones significa cuidar paso a paso el proceso de creación de soluciones. Es diseñar espacios y procesos que permitan incorporar información de las personas de la Administración: ¿cuál es tu agenda para este año? ¿has probado algo y no te ha funcionado? ¿qué has aprendido? ¿qué referencias te inspiran?

Pero también de personas expertas ajenas al proceso de las que podemos extraer un aprendizaje diferencial: ¿cuáles son las tendencias más relevantes del sector? ¿qué casos de uso debemos tener en el radar? ¿qué puede impactar en mayor medida a la ciudadanía?

Lo podemos resumir en incorporar voces en el momento adecuado y con las preguntas adecuadas. Construir un punto de partida lo más rico posible para que, cuando definamos el reto, este refleje una estrategia, una necesidad y un contexto que responda al hoy, pero también al mañana. Y que responda a las necesidades de la Administración, pero también de la ciudadanía y del ecosistema.

En este artículo compartimos a qué nos referimos con crear las condiciones, cómo elevamos la investigación a través del diseño y cómo adaptamos el enfoque según el tipo de proyecto.

La investigación no es opcional, pero sí adaptable

Cuando empezamos un proyecto de innovación abierta, es común que no todo esté claro desde el inicio. A diferencia de otros procesos de innovación, aquí partimos de la nada. No hay brief, no hay equipos formados o, a veces, un área definida. Puede haber ideas generales o tecnologías seleccionadas, pero pocas veces se define claramente el problema desde la perspectiva de las personas que usarán la solución.

Aquí entra la fase de investigación. Recogemos datos sobre necesidades y expectativas, analizamos procesos y herramientas, y convertimos en insights que guíen las propuestas de soluciones.

Un dato nos dice qué está ocurriendo, es una información objetiva y sin interpretar. Un insight nos ayuda a entender por qué ocurre y qué podemos hacer al respecto. Por ejemplo, pasar de “la mayoría de los viajes dentro del municipio se hacen en coche privado” a “la gente usa el coche porque el transporte público no cubre bien los desplazamientos entre barrios, los horarios, ni las necesidades de accesibilidad”.

Con la experiencia hemos aprendido a investigar con precisión: profundizando lo suficiente para entender el problema y su contexto, pero sin perdernos en el análisis infinito. En poco tiempo debemos poder acotar los problemas para que, al presentarlos al ecosistema emprendedor, puedan convertirse en pilotos accionables.

Y aquí entra la eterna batalla: “con un par de entrevistas lo tenemos” frente a “necesitamos profundizar más”. Ambos puntos tienen su lugar, según el proyecto y el momento en que esté la institución.

Por ejemplo, en TwIN Navarra, estamos trabajando con gemelos digitales. Como la tecnología ya estaba dada, nuestro objetivo fue identificar casos de uso para el Ayuntamiento de Pamplona. Investigamos referentes internacionales, casos de uso de gemelos digitales inspiradores y realizamos análisis documentales sobre posibles aplicaciones. Sobre eso, realizamos entrevistas para entender el punto de partida, y diseñamos talleres con los equipos del Ayuntamiento que iban a formar parte y con el ecosistema (universidades, centros tecnológicos y pymes) para definir espacios de oportunidad. Espacios que responden a la mirada de todos gracias a la creación de esas condiciones que incorporan miradas y necesidades diversas. Tal y como lo vemos, así es como debería construirse la innovación y las ciudades del futuro, con imaginación, colaboración e información de valor.

En cambio, en DesafIA Madrid, el foco es diferente. Aquí buscamos ayudar a startups a mejorar sus soluciones para responder a retos públicos. En este formato, el beneficio es doble: las empresas mejoran sus productos y el Ayuntamiento conoce qué hay en el mercado y contribuye a soluciones ajustadas a su realidad. Para ello, primero identificamos oportunidades de mayor impacto mediante entrevistas con responsables municipales y talleres con los equipos técnicos del Ayuntamiento. Con esa información, los equipos de la startup y del Ayuntamiento se reúnen cada dos semanas para probar prototipos, ajustar funcionalidades y validar el producto con datos y casos de uso reales.

Probar esas soluciones, además de traer mejoras, también son un espacio de aprendizaje. Cuando los equipos públicos exploran tecnologías en situaciones reales, no solo en teoría, emergen cuestiones como: ¿en qué puntos tiene sentido automatizar un proceso de contratación y cuándo sigue siendo imprescindible una persona detrás? ¿En qué situaciones los sensores IoT aportan valor en tiempo real, y cuándo generan ruido más que datos útiles? Estas reflexiones en la práctica son las que ayudan a dar forma a la tecnología para que responda a las necesidades de las personas.

Para formular retos que tengan sentido, tenemos que entender lo de adentro y lo de afuera. Investigar bien nos ayuda a sentar las bases de retos que incluyen unos matices que maximizan las posibilidades de desarrollar herramientas que realmente se usen y que mejoren sustancialmente la vida de la ciudadanía. Para evitar soluciones efímeras o desconectadas de la realidad, porque, o bien no están pensadas para usarse, o no se integran en la infraestructura existente, o simplemente no responden del todo al problema inicial. ¿De qué sirve un canal de WhatsApp para reportar daños en el espacio urbano si no está integrado con el CRM y nadie puede responder a tiempo?

Cuando definimos bien el problema, aumentamos las posibilidades de que lo que se pilote funcione, se use y se quede. 

Pero no todo es investigar y dar forma a aprendizajes, también es idear colaborativamente y saber conectar estos aprendizajes e ideas para articular retos claros y con intención.

Innovar también es cambiar cómo pensamos y trabajamos juntos

Lo que llamamos “crear las condiciones” tiene mucho que ver con facilitar el trabajo entre perfiles que normalmente no se sientan en la misma mesa, o dar espacio a voces que no siempre están presentes. Personal técnico, unidades jurídicas, empresas tecnológicas o ciudadanía.

Es en esos cruces donde aparecen mejoras que eran imposibles de ver desde un solo ángulo y sinergias que duran más allá del piloto. 

Decimos que parte de innovar es estar dispuesto a cambiar cómo has hecho las cosas hasta ahora. No es solo resolver un problema técnico. Es cambiar cómo trabajas y cómo te relacionas con otros equipos. Cuando trabajamos así, no solo buscamos definir retos, sino acompañar a los equipos en el cambio.

También es un cambio de mentalidad. Es transicionar a diseñar las soluciones desde las necesidades de las personas y sus casos de uso -¿qué necesitamos solucionar y de qué manera?– en lugar de desde la tecnología – ¿de qué manera puedo aplicar esta solución ya desarrollada?

Esto no quiere decir que haya que avanzar dejando la tecnología para el último momento, sino integrarla como un compañero de viaje: sin sesgarnos ni imponernos, pero sí mostrándonos las posibilidades que van surgiendo en torno a las necesidades que destapamos. Los retos ya no deben hablar solo de necesidades y preguntas, sino también del stack tecnológico en el que vivirán esas soluciones.

El objetivo final no son los pilotos one-shot y efímeros. Son pilotos con impacto: que construyan desde la infraestructura existente, la enriquezcan y posibiliten una solución que escale, que se quede. Un valor sostenido.

Definir retos GovTech no es un proceso rígido. Es una práctica que afinamos en cada proyecto para que sea útil y fácil de llevar a la acción. Cada organización tiene un contexto distinto y no todas necesitan lo mismo. Nuestro trabajo es adaptarnos a esa realidad para ayudar a que cada organización innove con propósito.